一份远程办公系统的方案

档案管理：
公司秘密文件的管理，权限极其严格。
1. 目录管理：公司所有档案的察看目录。
2. 档案检索：按照一定的字段（档案号、存档人、存档日期、档案主题等）进行档案的检索。
3. 档案借阅；通过严格的审批（多级审批或同级多次审批等）由借阅人签收后借阅出去，其中的管理项目包括：借阅人、预借阅时间、实际借阅时间、签订保密协议、领导审批备案、借阅的档案信息等。
此栏目主要由公司的档案部负责。
公文管理：
针对不同的用户（即不同权限）的公文方面的管理，主要体现在文书流转方面。
1. 收文管理：参考“电子邮件”的“收件箱”。每固定时间可以进行数据分析与统计。
2. 发文管理：参考“电子邮件”的“发件箱”。每固定时间可以进行数据分析与统计。
3. 督查管理：主要是在重要的执行人员（中上层级别）在收到文书但没有处理的时候，通过智能系统提醒他快速执行。其他人员智能系统会自动记录他的日志，对其进行数据统计，以做日后绩效考核方面的参考依据。
此栏目主要由公司的总办人员负责。
流程管理：
部门负责人（或项目负责人）自己可以设计职责范围内的文档格式和形象：
1. 表单向导：表单的设计向导。
2. 流程设计贺自定义工作流：工作流在实际应用中需要有灵活的适应能力，利用此系统可视化流程定义工具，系统管理员可以无须编程、通过拖拉操作进行“所见即所得”的流程设计，而且工具提供了四种基本流程类型选择（普通、子流、自动、转流程），可以定义流程在不同状态的数据字段控制（不可见、可见、可改 ），设定流程中系统自动催办、督办的时间，进行规则检查以及通过流程定义文件分发用户定义流程，最强大的功能是允许用户通过COM／DCOM对象动态扩展工作流。
3. 流程角色和用户管理：系统管理员可以方便灵活地定义工作流中有关的角色和用户，设定其用户权限（查询范围和密级、有权催办或重发），利用此系统可视化流程监控工具，用户可以根据权限进行流程的监控和统计工作，包括流程状态动态显示、流转路径跟踪显示（处理步骤、处理时间、处理人、处理意见）以及对流转文档的催办、督办、强制撤回、跳过等
4. 流程监控：在工作运作中，部门负责人（或项目负责人）可以监控整个流程是否按计划实施。
5. 流程查询：在工作运作中，部门负责人（或项目负责人）可以查询每个工作细目的详细状况，如：负责人、工作时间、协调者、所需资源等。
6. 流程统计：工作流引擎自动将所有流程处理日志记入数据库，用户可根据实际需要生成统计报表。系统内置的统计功能如图所示，可按每固定时间段（时、天、周、月、季、年）内，按照不同统计方式：负责人（细化到每个人）或资源（资金、设备、场地等）；不同显示顺序，对流程的收文数、签收数、已处理数、平均处理时间、平均签收时间等指标进行统计。用户也可以利用这些数据按照自己的要求进行统计处理。
系统管理：
后台数据库方面的管理：
1. 信息管理：所有涉及公司的信息发布、修改、删除等管理，包括系统的开发和安装。
2. 组织构造：包括行政方面（组织构架）、财务方面（工资、福利、待遇）、职称方面（高级、中级、初级、无）等。
3. 讨论组：BBS的技术细节，包括系统的开发和安装。
4. 邮件系统安装：文书流转的主要渠道。包括系统的开发和安装。
5. 下载系统：对用户从服务器短Down信息资料的管理，包括：格式文件屏蔽、每日最大下载量、下载IP记录等。包括系统的开发和安装。
6. 全文检索功能：按数据库的搜索字段（如：作者、时间、主题、关键词等）进行办公系统内所有文件的检索。包括系统的开发和安装。
7. 即时通讯功能：包括收信息者、发信息者、信息撰写框、发送、回复、联系人名单等。可以在办公区域内察看在线人员，直接以WEB方式联系他。
8. 权限管理： 远程办公系统在权限方面的管理非常严谨而且较为灵活。其中，系统管理员为最高权限者，可使用流程用户角色管理器指定其他用户，并设定其权限。
术语：“用户”—— 远程办公系统的基本参与者是用户，即Exchange Server上的一个信箱。每个信箱与一个WEB用户的帐号关联。用户需首先用WEB用户的帐号登录后，才能进入某一个邮箱，即以某用户的身份进行流程处理。
“角色”：角色是指承担同一任务的一组用户，同一角色中任一用户签收并完成处理则认为该状态的任务已完成。例如：报销流程中部门审核可由部门的经理或副经理进行，文书流转中信文到达该状态后自动发送到经理和副经理的信箱，任何一个人批示后即转入下一步处理，同时将其他信箱中的副本删除。与传统方法相比，自动化程度更高。此外，一些状态的处理选择由工作流引擎自动进行，无须具体用户干预，则可指定一个空角色（不包含任何用户）作为该状态的虚拟参与人。例如：自动状态、结束状态等。
“用户权限”：每个用户在同一流程中权限相同，在不同流程有不同权限。
查询范围：
权限——无：不能查询任何本流程信文及日志
权限——所有：可查询所有本流程信文及日志
权限——本用户经办：可查询本用户经办的信文及日志
权限——本角色经办：可查询用户所在角色经办的信文及日志
密级：预定义四个密级（绝密、机密、秘密、普通），权限设置向下兼容（如有机密权限的用户可查询秘密和普通级信文及日志）。
文书流转：预定义四个权限：催办、重发、跳转、撤回：可对用户在该流程中催办、重发、跳转、撤回等操作设置许可权。
9. 字段配置：整个系统建设的程序开发。